Start verzuimbegeleiding (S5-2)

Overzicht




“Mijn werknemer heeft mij laatst laten weten dat hij/zij kanker heeft. Dit is nu een aantal weken geleden. Nu heeft hij/zij zich ziekgemeld en moet ik het officiële proces in gang zetten.”

Op het moment dat je als werknemer je (deels) ziekmeldt start daarmee ook een formeel verzuimtraject. De [| Wet verbetering Poortwachter] gaat op dat moment gelden en kent zijn eigen stappen, rollen en verantwoordelijkheden.

Het verzuim- en re-integratietraject zijn de verantwoordelijkheid van zowel de werkgever als de werknemer. Sommige bedrijven regelen dit proces zelf, andere hebben een HR-adviseur in dienst om de werkgever/direct leidinggevende te ondersteunen in dit proces. Er zijn ook bedrijven die kiezen om verzuim- en re-integratietraject uit te besteden aan een externe partij. Zodra een werknemer ziekgemeld wordt gaat het traject lopen.

  • Intern zonder HR-adviseur
  • Intern met HR-adviseur
  • Extern met ingehuurde professionele partij (e.g. Arbo Unie of Verzuimtij)

De manier waarop een organisatie dit proces heeft ingericht staat op het moment van een ziekmelding vast. Wel kan iedere gekozen vorm zijn eigen uitdagingen of dilemma's met zich meebrengen.


Dilemma voor de werkgever




Als werkgever word je door de ziekmelding geconfronteerd met de Wet verbetering Poortwachter en moet je een officieel proces ingang zetten.Werkgevers vinden het vaak moeilijk om met de situatie om te gaan. Ze weten niet goed hoe te reageren, hoe te handelen, wat hun rol in deze is en wat er van hen wordt verwacht. Dit is sterk afhankelijk van een aantal factoren: grootte/sector van het bedrijf, hoeveel ervaring heeft de werkgever met zieke medewerkers, persoonlijkheid leidinggevende. Hoe wordt de werkgever ondersteund: is er een interne afdeling personeelszaken die een rol speelt, of wordt dat uitbesteed? De relatie die de werknemer met de leidinggevende heeft komt hier ook als belangrijke factor terug.


Vanuit het standpunt van de werkgever




Als werkgever zal je al gauw aan de slag moeten met het opvangen van praktische zaken.

“De grootste rol ligt bij de directeur. Die doet de begeleiding, maakt de afspraken, die is echt de leidinggevende in deze dus is ook leidend. Daarnaast ondersteunen wij de leidinggevende als HR-adviseurs vanuit het bestuurskantoor.”

“Het zijn vaak die praktische zaken die dan naar boven komen. Het gaat vaak over wat wel en wat niet kan en over hoe werk opgevangen gaat worden. Heel praktisch dus.”

Maar niet iedere werkgever voelt zich even zeker over de stappen die hij of zij moet zetten en naast de praktische zaken komen er ook bepaalde andere verplichtingen vanuit de wet. Weet je als werkgever daar goed mee om te gaan of wordt je daar onzeker van?

“Hele kleine bedrijfjes weten het vaak ook niet. Kijk, hebben ze een goede verzekering afgesloten, bijvoorbeeld hier bij X, die neemt dat uit handen als casemanager. Die zorgt dat dat allemaal gaat lopen. Die zorgt dat je de goede stukken hebt. Die zorgt ervoor dat de procedures ook gevolgd gaan worden. Dat is gewoon voor kleine ondernemers heel erg belangrijk”.

Naast het praktische kan je als leidinggevende ook worstelen met hoe je je werknemer moet benaderen. Wat mag je van hem of haar verwachten in deze situatie? Je wilt niet teveel druk op iemand leggen maar moet ook dingen regelen. Hoe houdt je dat in balans?


Vanuit het standpunt van de werknemer




De meeste werknemers zullen niet vaak te maken krijgen met de Wet Poortwachter. Naast alle onzekerheid rondom je diagnose en behandeling moet je je als werknemer nu ook bezighouden met formele zaken rondom je werk. Veel werknemers weten niet goed wat er op dit vlak op hun afkomt en wat ze op korte- en langere termijn kunnen verwachten. Dit kan voor extra spanning zorgen in een toch al zeer stressvolle tijd.


Vanuit het standpunt van de HR-adviseur




Sommige bedrijven hebben een HR-adviseur in dienst. Als HR-adviseur denk je intern op de achtergrond mee met de werkgever/direct leidinggevende. Vanaf het moment van ziekmelding werk je als HR-adviseur samen met de direct leidinggevende. De focus van de HR-adviseur ligt op het ondersteunen en adviseren van de leidinggevende. Is er geen HR-adviseur werkzaam in het bedrijf dan wordt deze taak overgenomen door de werkgever. Vaak vertrouwt de werkgever op jouw de kennis. Maar deze is vaak gericht op de wet- en regelgeving en het beleid van de organisatie en sluit niet altijd aan bij de persoonlijke situatie van de werknemer. Dit kan zowel voor de werknemer en werkgever als voor jou als HR-adviseur soms lastig zijn.


I Know That

(Externe) Verzuimbegeleiding

Sommige bedrijven besteden de verzuimbegeleiding uit aan een gespecialiseerde organisatie. Ze sluiten bijvoorbeeld een verzuimverzekering af (b.v. afdekken schade twee jaar loondoorbetaling) en daarbij vaak ook een arbodienstverleningscomponent. Er is een groot aanbod van gespecialiseerde re-integratiebureaus waar werkgevers verzuimbegeleiding kunnen inkopen. Dat kan bij grote landelijke organisaties als Arbounie of Arboned waar ook bedrijfsartsen in dienst zijn, maar ook bij kleine regionale bedrijven zoals Verzuimtij in Zeeland die samenwerken met zelfstandige bedrijfsartsen (IKT). Ook verzekeringsmaatschappijen bieden verzuimcoaches aan.

De rol van de verzuimcoach

Wanneer een bedrijf verzuimbegeleiding heeft uitbesteed, neemt deze partij na aanmelding zelf contact op met de werknemer. De verzuimbegeleider/verzuimcoach/casemanager is een soort regisseur die ervoor moet zorgen dat alles goed verloopt voor de werkgever en werknemer. Ze hebben een adviserende rol voor zowel de werkgever als de werknemer én een coachende rol. De Wet Verbetering Poortwachter en de UWV-richtlijnen dienen als basis (IKT).

Een verzuimcoach neemt werk uit handen van de werkgever door de gesprekken met de zieke werknemer te voeren en ervoor te zorgen dat het re-integratiedossier aan alle wettelijke eisen voldoet. De verzuimcoach is een adviseur en geen arts. Dit is een belangrijk onderscheid, alleen een arts mag beoordelen of je arbeidsongeschikt bent en welke werkzaamheden je wel en niet mag uitvoeren.

Externe verzuimbegeleiding in een later stadium

Een werkgever kan ervoor kiezen om de verzuimbegeleiding al vanaf de eerste dag te laten uitvoeren door een extern deskundige. Soms wordt een verzuimcoach later in het re-integratie traject ingeschakeld, bijvoorbeeld in het tweede ziektejaar.


(geraadpleegde websites: https://www.poortwachtersloket.nl, https://www.mutsaerts.nl, https://www.arbonext.nl, https://www.pwnet.nl, https://www.compasity.nl, https://www.uwverzuimcoach.nl, Rein advocaten en adviseurs (https://www.rein.nl))

Dilemma voor de werknemer




Wanneer een organisatie de verzuimbegeleiding extern heeft georganiseerd kan dit voor werknemers soms lastig zijn. Zo kan het contact met een externe verzuimconsulent moeizaam verlopen. Zeker wanneer de werknemer niet geïnformeerd is over het feit dat een externe partij contact op gaat nemen.


Vanuit het standpunt van de persoon met kanker




Wanneer je met een externe verzuimcoach te maken krijgt kan dit vragen bij je oproepen. Misschien komt het contact onverwacht en weet je niet goed wat je van die persoon moet verwachten. Het kan tevens zo zijn dat je twijfelt aan de onafhankelijkheid van deze persoon. Tenslotte kennen ze je niet persoonlijk en hebben alleen telefonisch contact wat jou mogelijk het gevoel geeft dat ze je situatie niet goed begrijpen.

“Vanmiddag belde ik met mijn werkgever, reïntegratie-coach en tot slot met mijn casemanager bij de arbodienst. Tot nu toe hadden we een beetje een moeilijke verstandhouding. Zij vond mij waarschijnlijk veel te koppig en eigenwijs, ik werd doodmoe van het feit dat ze me steeds in een hokje probeerde te drukken waar ik niet in pas. Tijdens mijn burn-out wees ze me graag op mijn plichten en kon ze niet wachten tot ik weer gewoon ging werken. Nu het woord kanker valt zet ze per direct een dikke streep door mijn reïntergratie-traject. Na 1,5 jaar gepusht te zijn om zo snel mogelijk weer aan het werk te gaan, hoef ik nu helemaal niets meer te doen behalve beter te worden. Ik vind het bizar. Door één woord verandert alles terwijl ik me precies hetzelfde voel als gisteren.”


Vanuit het standpunt van de verzuimcoach




Als externe verzuimcoach heb je een bijzondere rol. Hoe jij je werk uitvoert is medeafhankelijk van de afspraken die gemaakt zijn met de opdrachtgever. Voor veel mensen met wie je in contact komt zal dit nieuw zijn. Het komt voor dat de relatie met de werknemer die je begeleid hierdoor wat moeizaam is.


“Beetje afhankelijk van de afspraken die we hebben met de werkgever maar onze standaard werkwijze is dat we in de eerste week (na ziekmelding) al contact hebben met de werknemer om in te schatten wat het risico op langdurig verzuim gaat zijn. Als we geen kans op herstel zien op korte termijn dan hebben we een bedrijfsarts nodig.”

“Wij hebben eigenlijk contact met alle partijen in een verzuimdossier, met uitzondering van de behandelaars. Dat is te privacygevoelig, alleen de bedrijfsarts kan contact hebben met de behandelaar.”

“Je moet regelmatig met elkaar bellen. Want uit één gesprek, hij/zij weet ook nog niet hoe het gaat lopen als hij/zij net ziek is gemeld. Dus je moet hem/haar regelmatig monitoren van goh, hoe gaat het nu? Dan weet je ook waar de behoefte ligt en dan heb ik ook meer voorinformatie voor de bedrijfsarts, van goh let hier eens op of kun je daar nog eens antwoord op geven. Hoe hij/zij er psychisch eraan toe zijn is heel belangrijk”



Dialogen (optioneel)

Dialoog




Hieronder volgt een voorbeeld gesprek tussen een werknemer en een externe verzuimcoach. In dit geval was de werknemer vooraf niet verteld dat deze persoon contact op zou nemen.

Script

Werknemer: 

“Met Natasja Veldman” 

Casemanager: 

“Goedemorgen mevrouw Veldman, u spreekt met Karin Lommers van Verzuimbegeleiding NL” 

Werknemer: 

“Uhm…goedemorgen?”  

(Wie is dit? Wat wil die mevrouw van mij?)

Casemanager: 

“Uw werkgever heeft contact gehad met ons in verband met uw ziekmelding. Wij werken vanuit Verzuimbegeleiding NL samen uw werkgever en nemen vanuit die rol een stukje van de verzuimbegeleiding over van uw werkgever. Heeft uw leidinggevende bij u aangegeven dat wij contact met u zouden opnemen?”

Werknemer:

(Oei, dit klinkt heel formeel. Wat heeft dit te betekenen?)

“Uhm, nee, u overvalt me” 

Casemanager: 

“Dat begrijp ik. Ik heb begrepen dat u zich heeft ziekgemeld en dat u mogelijk voor een langere tijd niet kan werken. Allereerst natuurlijk heel vervelend dat u hiermee te maken heeft.

   Omdat bij dergelijk ziekteverzuim wettelijk gezien ook bepaalde procedures horen, zijn wij vanuit Verzuimbegeleiding NL ingeschakeld om u en uw werkgever de komende tijd hierbij te ondersteunen.”

Werknemer: 

(Wat wordt er van mij verwacht? Moet ik misschien toch werken? Gaat ze me helpen of controleren?)

“Ik weet hier eigenlijk helemaal nog niks vanaf. Dit vliegt mij een beetje aan.” 

Casemanager:

“Ik begrijp dat ik u een beetje overval. Als u het goed vindt plan ik graag een nieuwe telefonische afspraak met u in, bijvoorbeeld later deze week. Dan kunnen we wat nader kennismaken en kan ik u wat meer vertellen over wat u de komende tijd staat te wachten en wat onze rol daarbij is. Vind u dat goed?” 

Werknemer:

“Ja, dat is prima. Ik heb nog best wat vragen en wil dit ook even laten bezinken. Laten wij vrijdag even wat langer bellen”.  




Uw inzichten zijn welkom



















Context structure (for development purposes only)

Roles in this situation:
Building Block (BB) Identity in this situation:
Building Block (BB) Dilemma in this situation:
Building Block (BB) Dialog in this situation: IKH Dialog 1 S5-2

Supercontext: Ziekmelding (S5)
Subcontexts: IKH Dialog context 1 S5-2





“Mijn werknemer heeft mij laatst laten weten dat hij/zij kanker heeft. Dit is nu een aantal weken geleden. Nu heeft hij/zij zich ziekgemeld en moet ik het officiële proces in gang zetten.”

Op het moment dat je als werknemer je (deels) ziekmeldt start daarmee ook een formeel verzuimtraject. De [| Wet verbetering Poortwachter] gaat op dat moment gelden en kent zijn eigen stappen, rollen en verantwoordelijkheden.

Het verzuim- en re-integratietraject zijn de verantwoordelijkheid van zowel de werkgever als de werknemer. Sommige bedrijven regelen dit proces zelf, andere hebben een HR-adviseur in dienst om de werkgever/direct leidinggevende te ondersteunen in dit proces. Er zijn ook bedrijven die kiezen om verzuim- en re-integratietraject uit te besteden aan een externe partij. Zodra een werknemer ziekgemeld wordt gaat het traject lopen.

  • Intern zonder HR-adviseur
  • Intern met HR-adviseur
  • Extern met ingehuurde professionele partij (e.g. Arbo Unie of Verzuimtij)

De manier waarop een organisatie dit proces heeft ingericht staat op het moment van een ziekmelding vast. Wel kan iedere gekozen vorm zijn eigen uitdagingen of dilemma's met zich meebrengen.



Context VN set links: model = IKH S5-2


Set VN link, Property name = Supercontext, Property VN name = Supercontext

Model link = IKH S5-2

Result = IKH S5

End Set VN link


Set VN link, Property name = Concerns, Property VN name = Concerns

Model link = IKH S5-2

Result =

End Set VN link

Paragraph number = 1